社葬・お別れの会における議事録例

社葬取扱規程の役員会議事録

社葬準備の第一歩となるのが、社葬取扱規程の作成です。事前準備として極めて重要な規程で、役員会の合意を得て取り決めます。社葬の対象となる方、会社が負担する費用、葬儀委員長など基本的な規程をきめ、社内の共通認識としたものです。

社葬取扱規程の作成によって、社葬規模、葬儀社の選定、式場・日程の決定、概算予算、社葬の形態、葬儀委員長の決定など具体的な基本方針が決まります。また、規程を作成しておくことで、ご逝去直後の対応から社葬執行までの細かな準備・実施をスムーズに行うことができます。

下記の通り、社葬取扱規程の作成に携わった役員会議事録を作成し記録として残しておくことが必要です。

① 役員会開催日時、開催場所の記載

② 出席した役員人数の記載

③ 役員会開催にあたり、議長に選出された方の役職・氏名の記載

④ 役員会で行う議案内容の記載

⑤ 議案に基づいた決議内容の記載

⑥ 議長はじめ出席役員の署名・捺印

社葬決定の臨時役員会議事録

社葬を行うためにはまず、臨時役員会を開催し、「臨時役員会議事録」を作成します。密葬から社葬の実施まで約４０日前後ですから、訃報が入ったら速やかに役員会を開催することが必要です。この「臨時役員会議事録」がないと、社葬経費として認められない場合があります。

社葬を行うことが決定したら、ご遺族に会社の意向をお伝えし、意思確認を行います。ただし、ご遺族が社葬を辞退された場合は、ご遺族の意思に従う場合もあります。

① 臨時役員会開催日時、開催場所の記載

② 臨時役員会の議長の宣言内容と出席役員者の記載

③ 臨時役員会で行う議案内容の記載

④ 社葬執行の決定とその理由の記載

⑤ 社葬の日程が決まっている場合は記載

⑥ 社葬実施の会場が決まっている場合は記載

⑦ 社葬取扱規程第４条の執行基準に基づき適用する内容の記載

⑧ 社葬取扱規程第５条の費用に基づき適用する内容の記載

⑨ 社葬取扱規程第６条の葬儀委員長に基づき選任された葬儀委員長の記載

⑩ 議長はじめ出席役員の署名・捺印