社葬百科

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社外通知

社外へ社葬を伝えるには

社外への対応

実行委員長が、社葬を実行するときの担当を決定しますが、このとき重要なことは「社葬執行実行方針」を併せて発表することです。

方針とは、社葬に参列していただく人たちの立場に立って「参列にあたっての疑問」をあらかじめ想定し、その「答え」を用意することです。この「答え」が方針といえます。

具体的にいえば、式の形態(仏式、神式あるいは無宗教)や、香典、供花は頂戴するのか辞退するのか、というようなことです。

新聞広告での案内

広告については、葬儀社にご相談ください。

広報の仕方

社葬執行の大綱について広報するとともに、社内外からの問い合わせに対応します。

具体的には、死亡通知状の発送、社内通達の作成と発行、死亡広告の手配(死亡記事、訃報広告、社葬の広告などです。)

原稿は文書係と十分な打ち合わせが、必要です。

適任者は、内勤者でほとんど離籍しない人です。

文書作成

広告文面や葉書(社葬案内状、会葬礼状、その他各種礼状)の文面作成と、葉書書類の手配をする。

文面、手配数量は、実行委員長の承諾を取ります。

連絡のポイント

関係連絡先名簿に基づき連絡します。
社内組織を活用し、手分けして連絡しましょう。ただし、連絡方法および、連絡内容は事前に話し合い、統一したほうがよいでしょう。
連絡の第一報をいれた後、参列の都合(参列の有無、参列される方など)の返事や、供花・供物の実質的な相談窓口になりますので、責任者にはベテラン社員を配備しましょう。

来賓者の確認のポイント

来賓者を決定し、出欠を確認します。また、一般会葬者および、関係会社などの会葬者の名簿を作り、社外連絡の際、出席の有無を確認し、全会葬者数を把握しましょう。

社外への社葬連絡のポイントは?

当日までの社葬連絡係を決めて対応するとよいでしょう。

営業部―販売先

購買部―仕入先

経理部―金融関係先

総務部―親族、故人の私的関係先

と区分けして各部署ごとに連絡するとよいでしょう。先方と面識のある管理職の方が適任です。また、来賓で参加していただくか、一般で参加していただくかは連絡先名簿作成時に決定しておきましょう。来賓の参列者は、来賓席数との兼ね合いがありますので慎重に検討してください。
(※当日までの連絡係が、会場での案内係を担当すると、参列される方も安心でしょう。)

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